Pracownik Archiwum Medycznego jest zobowiązany do udostępniania dokumentacji pacjentów wypisanych tj. za przygotowywanie kopii dokumentów i jej wydawanie oraz wysyłanie drogą pocztową lub elektroniczną dokumentacji osobom uprawnionym, uprawnionym organom i podmiotom, poświadczanie kopii, za zgodność z oryginałem na podstawie udzielonych upoważnień, naliczanie opłat i wystawianie faktur.

Wyznaczeni pracownicy, rejestratorzy Rejestracji Poradni Specjalistycznych i Zakładów zobowiązani są do udostępniania dokumentacji do wglądu pacjentom lub osobom upoważnionym przez pacjenta oraz przygotowywania kopii dokumentów i jej wydawanie, poświadczanie kopii za zgodność z oryginałem na podstawie udzielonych upoważnień, naliczanie opłat i wystawianie faktur za kserokopie dokumentacji medycznej.

Wydanie oryginału dokumentacji medycznej może nastąpić w wyjątkowych przypadkach za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeżeli uprawniony organ lub podmiot żąda udostępnienia oryginałów dokumentacji. Wówczas w Szpitalu pozostawia się kserokopie oryginału. Zwrot wypożyczonej dokumentacji potwierdza się na karcie wydania, ponadto sprawdzeniu podlega stan zwróconej dokumentacji.

Obok udostępniania dokumentacji pacjentowi lub przedstawicielowi ustawowemu bądż osobie upoważnionej przez pacjenta, na pisemny wniosek pacjenta lub upoważnionej osoby, dokumentacja medyczna może być udostępniona także:

Podmiotom zewnętrznym:

• podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych, jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych,

• organom władzy publicznej, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, organom samorządu zawodów medycznych oraz konsultantom krajowym i wojewódzkim, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań, w szczególności kontroli i nadzoru,

• ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, sądom, w tym sądom dyscyplinarnym, prokuraturom, lekarzom sądowym i rzecznikom odpowiedzialności zawodowej, w związku z prowadzonym postępowaniem,

• uprawnionym na mocy odrębnych ustaw organom i instytucjom, jeżeli badanie/świadczenie zostało przeprowadzone na ich wniosek,
• organom rentowym oraz zespołom ds. orzekania o niepełnosprawności, w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem,
• podmiotom prowadzącym rejestry usług medycznych, w zakresie niezbędnym do prowadzenia rejestrów,
• zakładom ubezpieczeń (za zgodą pacjenta),
• lekarzowi, pielęgniarce lub położnej w związku z prowadzeniem procedury oceniającej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o akredytacji w ochronie zdrowia, zakresie niezbędnym do jej przeprowadzenia,
• szkole wyższej lub jednostce badawczo — rozwojowej do wykorzystania dla celów naukowych, bez ujawniania nazwiska i innych danych umożliwiających identyfikację osoby, której  dokumentacja dotyczy celów naukowych, bez     ujawniania nazwiska
  i danych umożliwiających identyfikację osoby, której dokumentacja dotyczy.